Dane zawarte w księgach wieczystych można aktualizować, w przypadku gdy zmieni się stan prawny nieruchomości. Nie każdy jednak jest uprawniony do dokonania takiej zmiany, a jedynie osoby upoważnione do tego przez ustawodawcę.
Listę podmiotów, które są uprawnione do złożenia wniosku o wpis w księdze wieczystej wskazują przepisy prawa, a konkretnie art. 6261 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego. W paragrafie piątym wskazuje katalog osób uprawnionych, a są to: właściciel nieruchomości, użytkownik wieczysty, osoba, na rzecz której wpis ma nastąpić, albo wierzyciel, jeżeli przysługuje mu prawo, które może być wpisane w księdze wieczystej. a także, w sprawach dotyczących obciążeń powstałych z mocy ustawy, wniosek może złożyć uprawniony organ. Dodatkowo wpis może zostać dokonany z urzędu, a więc przez sam sąd, na przykład w celu sprostowania oczywistej omyłki pisarskiej.
Osobą, która posiada najszersze uprawnienia w zakresie dokonania wpisu do księgi wieczystej jest właściciel nieruchomości. Ma on obowiązek złożyć wniosek o wpis w przypadku nabycia nieruchomości, objęcia spadku (zawierającego prawo własności nieruchomości), sprostowania albo aktualizacji treści księgi wieczystej. Ponadto wymaga się od właściciela złożenia wniosku w przypadku podziału nieruchomości, ustanowienia hipoteki albo służebności, ustania hipoteki oraz przekształcenia użytkowania wieczystego w prawo własności.
Wierzyciel może złożyć wniosek, jeżeli przysługuje mu prawo, które może być wpisane w księdze wieczystej. Nastąpi to, w szczególności, gdy na jego rzecz została ustanowiona hipoteka (bank w przypadku zabezpieczenia umowy kredytu hipoteką). Natomiast jeżeli ktoś zawarł z właścicielem nieruchomości umowę dożywocia albo została na jego rzecz ustanowiona służebność – może złożyć do sądu wniosek o wpis swojego prawa.
W wielu przypadkach, w imieniu uprawnionej osoby wniosek składać będzie notariusz poprzez umieszczenie go w akcie notarialnym i skierowanie drogą elektroniczną do sądu. W pozostałych przypadkach konieczne jest wypełnienie przez wnioskodawcę urzędowego formularza i skierowanie go do sądu rejonowego właściwego miejscowo ze względu na położenie nieruchomości. Następnie możliwe jest śledzenie losów złożonego wniosku poprzez sprawdzanie wyszukiwarki ksiąg wieczystych dostępnej na stronie Elektroniczne Księgi Wieczyste Ministerstwa Sprawiedliwości, w razie posiadania numeru księgi wieczystej, którą chce się przeglądać, bowiem w tym systemie nie można odnaleźć księgi wieczystej po adresie albo księgi wieczystej po numerze działki.
